Współcześnie coraz więcej firm decyduje się na organizacje konferencji firmowej dla pracowników. To dla nich świetny sposób na zapoznanie pracowników z aktualnymi wynikami czy przedstawienie planów krótko i długoterminowych. Konferencja firmowa to także okazja do rozmów z klientami czy mediami.

Samo zorganizowanie konferencji firmowej nie jest łatwym zadaniem, ponieważ wszystkie istotne aspekty powinny być dopięte na ostatni guzik. Organizator oprócz mnóstwa decyzji do podjęcia, musi również znaleźć odpowiednią sale, zapewnić catering, powiadomić wszystkich o wydarzeniu i w końcu przygotować wszystkie materiały konferencyjne, które pomogą uczestnikom nadążyć za poruszanymi tematami. Jak zatem szybko i skutecznie zorganizować udaną konferencję firmową?

Wysokość budżetu konferencyjnego – dlaczego ma tak istotne znaczenie?

Tak naprawdę udaną konferencję firmową można zorganizować z małym budżetem, ponieważ nie on jeden determinuje czy wszystkie istotne kwestie zostaną poruszone. Natomiast od ilości pieniędzy do dyspozycji będzie zależał jej poziom, miejsce organizacji, a nawet jakość serwowanego poczęstunku. Warto zatem poświęcić chwilę na określenie zasobu finansowego, rozdzielenie poszczególnych kwot na realizację konkretnych działań, a w przypadku małego budżetu – postarać się o dodatkowe pieniądze.

Jak wybrać odpowiednie miejsce na zorganizowanie konferencji firmowej?

To, w jakim miejscu odbędzie się konferencja firmowa ma niebagatelne znaczenie zarówno dla organizatorów, jak i uczestników. Z racji szerokich możliwości, a także po wcześniejszym ustaleniu wysokości budżetu – to całkiem proste zadanie. Trzeba natomiast wziąć pod uwagę kilka istotnych kwestii – lokalizację, a także wielkość sali konferencyjnej.

Istotne jest, aby obiekt, w którym będzie odbywała się konferencja znajdował się w dobrze zlokalizowanym miejscu na mapie miasta. Wiele osób z pewnością przyjedzie własnymi samochodami lub będzie oczekiwało budynku znajdującego się w charakterystycznych i atrakcyjnych częściach miasta. Ważne jest zatem, aby obiekt posiadał nie tylko potrzebną salę konferencyjną, ale również parking lub inną sieć komunikacyjną, ułatwiającą uczestnikom dojazd.

Wybór sali konferencyjnej – istotny punkt podczas organizacji konferencji

Podczas konferencji ogromne znaczenie ma to, jak będzie wyglądała i jak jest wyposażona sala konferencyjna. Powinna być ona na tyle duża, aby pomieściła wszystkich zaproszonych gości, a jednocześnie zapewnić im wysoki komfort podczas konferencji. Oprócz tego wyposażenie w postaci wygodnych krzeseł i praktycznych blatów, na których będzie można rozłożyć materiały konferencyjne bądź postawić komputer przenośny. Dobrze, jeśli stoły są ustawione w podkowę – pozwoli to wszystkim uczestnikom na aktywny udział w konferencji i znacznie ułatwi komunikację z organizatorami.

Innym elementem wyposażenia sali, na który trzeba zwrócić uwagę podczas organizacji wydarzenia, jest sprzęt elektroniczny – ekrany do wyświetlania, projektory multimedialne, wskaźniki laserowe, a nawet uniwersalne kable czy mikrofony bezprzewodowe. Wiele osób zwraca szczególną uwagę na możliwość bezpłatnego podpięcia się pod bezprzewodową sieć internetową. Takimi salami konferencyjnymi dysponuje na przykład hotel Jasek.

Zapewnienie materiałów konferencyjnych i zaproszenie uczestników

Nie każdy budżet konferencyjny pozwala na zapewnienie wysokich jakości materiałów konferencyjnych, ale warto zadbać o to, aby mimo wszystko znalazły się na stole przed uczestnikami. Z pewnością ułatwi to komunikację oraz zapamiętywanie wszystkich istotnych informacji. Podobnie jak istotne jest poinformowanie wszystkich, kiedy konferencja będzie miała miejsce.

Zapewnienie cateringu jako istotny punkt podczas organizacji wydarzenia

Podczas każdej konferencji firmowej obowiązkowo powinien być zapewniony catering. Oczywiście nie musi to być suto zastawiony stół (chociaż w przypadku całodniowego spotkania zapewnienie ciepłego posiłku jest mile widziane). Catering może ograniczyć się do umożliwienia uczestnikom napicia się kawy lub herbaty w przerwie, przekąszenia owoców czy małych ciasteczek bądź bułeczek. Organizując konferencję w hotelu premium, często catering jest przygotowywany przez pracowników i kucharzy.

Jak zorganizować konferencję firmową?

Organizacja konferencji firmowej może okazać się trudna, więc warto podczas podejmowania decyzji i realizowania zadań pamiętać o kilku istotnych kwestiach z tym związanych. Pomocne okaże się ustalenie i rozplanowanie budżetu, a następnie znalezienie dobrego obiektu, w którym odbędzie się konferencja. Ważne jest, aby sala konferencyjna była duża i wyposażona w nowoczesny sprzęt audiowizualny. Nie można również zapomnieć o dodatkowych udogodnieniach jak catering czy materiały promocyjnie i konferencyjne.