Każda branża organizuje dla pracowników swojego sektora konferencje, szkolenia i spotkania biznesowe.

Ich koszt wymaga racjonalnej analizy, co przyniesie wiele korzyści organizatorowi i urealni budżet przeznaczony na tego typu wydarzenie.  Cena konferencji jest uzależniona od wynajmu sali, sprzętu audiowizualnego, cateringu, a także miejsca i terminu planowanej konferencji. Zawsze warto negocjować warunki współpracy w celu dopracowania każdego z elementów przedsięwzięcia.

Harmonogram działań podstawą sukcesu organizacyjnego

Rzetelny plan działań podejmowanych w trakcie organizacji konferencji powinien łączyć się z racjonalnym gospodarowaniem środkami finansowymi, dlatego podstawą sukcesu jest stworzenie szczegółowego harmonogramu, co ograniczy możliwość pojawienia się dodatkowych kosztów. Powinien on wyznaczać nieprzekraczalne terminy realizacji poszczególnych zadań.

Rygorystyczna realizacja poszczególnych czynności zawartych w harmonogramie jest gwarancją sukcesu przedsięwzięcia. Zanim stworzony zostanie taki harmonogram trzeba porównać ceny oferowanych usług. To zdecydowanie ułatwi stworzenie planu organizacyjnego konferencji. Istotna kwestią jest, czy organizator może liczyć na pomoc obsługi obiektu, w którym będzie się ona odbywała, co pozwala na ograniczenie kosztów, a jednocześnie zapewnienie wysokiej jakości obsługi konferencji.

Co się składa na koszty konferencji?

Koszty konferencji to głównie opłaty ponoszone z tytułu:

  • Wynajmu sali konferencyjnej.
  • Zatrudnienia profesjonalnego prelegenta, który poprowadzi całe przedsięwzięcie szczególnie w przypadku znanej osoby mogą one osiągać znaczne wartości. Najtańszym rozwiązaniem jest wybór osoby zatrudnionej w firmie organizującej konferencję, która dzięki swoim umiejętnościom dobrego mówcy zdoła ją w ciekawy sposób  poprowadzić.
  • Wynajmu sprzętu audiowizualnego, choć najczęściej opłata za podstawowe urządzenia w postaci ekranu i rzutnika wliczona jest w cenę wynajmu sali. W przypadku bardziej profesjonalnych urządzeń trzeba poszukiwać ich w firmach zewnętrznych i liczyć się z dodatkowymi kosztami.
  • Przygotowania i druku materiałów szkoleniowych. Ich cena jest uzależniona od liczby uczestników konferencji.
  • Zamówienia cateringu. Konferencje trwają zwykle cały dzień, dlatego konieczne jest zapewnienie posiłków w postaci napojów, między innymi kawy lub herbaty. Koszty wzrastają, gdy w menu znajdzie się lunch, również obiad dla gości.
  • Noclegów dla uczestników konferencji w przypadku szkoleń trwających dłużej niż jeden dzień. Rezerwacja hotelu dla gości jest obowiązkiem organizatora.
  • Rezerwacji hotelu. W przypadku rezerwacji hotelu lub jego części należy wybrać obiekt, posiadający w ofercie nie tylko miejsca noclegowe, ale również odpowiednią salę konferencyjną, która pomieści wszystkich jej uczestników.
  • Dodatkowych atrakcji takich jak: koncerty, pokazy, zabawy i gry. Do standardu należy wzbogacenie wydarzeń konferencyjnych o elementy rozrywkowe. Tego rodzaju wydarzenia mogą generować duże koszty ze względu na zatrudnienie zespołu muzycznego.

organizacja konferencji

Jakie są źródła finansowania konferencji?

Źródłem finansowania konferencji są z reguły środki pochodzące z wpłat jej uczestników. Organizator może również pozyskać je od współorganizatorów przedsięwzięcia, sponsorów oraz darczyńców.

Bywa także, że źródłem są projekty krajowe lub międzynarodowe lub jakiekolwiek inne czynniki zewnętrzne, które przyznają je organizatorowi w ramach realizacji tychże projektów.

Natomiast koszty wyżywienia oraz noclegów są pokrywane z reguły z opłat uczestników konferencji, a także ze środków pozyskanych od sponsorów albo darczyńców. Uczestnicy wnoszą opłaty na konto organizatora. W przypadku wygłoszenia przez nich referatu raczej nie otrzymują za to zapłaty, a bywa, że muszą za tę możliwość zapłacić określoną kwotę.

Warto podkreślić, że koszty minimalizować można w różny sposób. Na przykład jedną z tańszych form promowania konferencji przy niewielkim budżecie jest internet. Do tego celu można wykorzystać serwisy społecznościowe, fora dla potencjalnych uczestników konferencji, a także własne blogi. Prelegenci biorący w niej  udział mogą ją promować również na swoich kanałach.

Polecane obiekty konferencyjne we Wrocławiu

Najkorzystniejszym wyborem dla organizatora konferencji jest hotel z salami konferencyjnymi. Zwykle jego pracownicy mają doświadczenie w przygotowaniu szkoleń oraz konferencji i są w stanie zarządzać wszelkimi wyzwaniami, z którymi spotyka się ich organizator konferencji w obiektach konferencyjnych we Wrocławiu.

Sale konferencyjne w hotelach są wyposażone we wszelkie niezbędne elementy: stoły, krzesła, projektory, nieograniczony dostęp do internetu, zapewniają również możliwość drukowania, a także posiadają podstawowe narzędzia biurowe.

Dzięki organizacji szkolenia lub konferencji w hotelu organizator zapewnia uczestnikom wygodne miejsce pobytu podczas kilkudniowego wydarzenia. Dużą korzyścią tego typu rozwiązania jest wygoda korzystania z dostępnej na miejscu restauracji i całego zaplecza gastronomicznego, nawet na jednodniowym szkoleniu. Hotel Jasek Premium z salami konferencyjnymi we Wrocławiu idealnie sprawdzi się jako obiekt organizujący szkolenia i konferencje oraz spotkania biznesowe.